Составление графика отпусков

Последнее обновление на 20.12.2023

Каждый сотрудник независимо от того, работает он по прогрессивной системе оплаты труда или по сдельно-премиальной, раз в год имеет право на оплачиваемый отпуск. Для правильного ведения учёта сотрудников и своевременного оформления для них необходимых выплат следует придерживаться разработанного и утвержденного плана. Рассмотрим, каким должен быть график отпусков.

Порядок составления

График отпусков отражает информацию о распределении среди сотрудников времени на отпуск помесячно. Такое расписание составляется на весь текущий год.
Перед тем, как составить график отпусков, необходимо правильно организовать сбор и обработку всей необходимой информации – например, опросить тех сотрудников, которым предусмотрено право самостоятельного выбора дат.

К таким группам относятся:

• матери двух и более детей, возраст который не превышает 12 лет (либо ребенка-инвалида);
• одинокие матери либо родители;
• несовершеннолетние;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
• люди, работающие по совместительству;
• почетные доноры;
• чернобыльцы;
• инвалиды;
• супруги военнослужащих и другие категории, согласно законодательству.

Некоторые организации для такой работы имеют отдельного специалиста, который занимается исключительно составлением графика от начала до конца, в других эта работа распределяется между всеми сотрудниками отдела кадров и каждый выполняет свою часть, а потом все это сводится воедино.

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг

Подробнее

Этапы работы

Весь план построения графика отпусков, а также условия пребывания сотрудников в отпуске лучше всего вести в отдельных нормативных документах, также они должны быть прописаны в коллективном соглашении предприятия или внутренних правилах коллективно-трудового расписания.

В кадровых отделах должна быть разработана инструкция с подробным описанием процедуры заполнения расписания. В первую очередь должен быть получен приказ об утверждении графика отпусков, который включает следующее:

• Название организации;
• Номер приказа;
• Место и дата составления;
• Основная часть (следует указать, кто занимается подготовкой расписания, прежде чем передать на подпись главе кадрового отдела; срок, в который сотрудники могут заявить о своих желаниях и времени выхода на отдых; период, к концу которого главы подразделов предприятия обязаны согласовать с сотрудниками все нюансы и сопоставить их с планом отдела; дату, к которой вся сопутствующая документация должна поступить к руководителю организации);
• Подписи ответственных лиц об ознакомлении с приказом.

При отзыве работника из отпуска данный факт должен быть также отражен, причем обязательно письменное согласие сотрудника, а также соответствующий приказ директора организации.

Заполнение формы

К примеру, кадровику необходимо составить график отпусков на 2022 год, то, прежде всего, ему нужно начать с учета пожеланий сотрудников, которым важно уйти на отдых в том или ином периоде (например, в летнее время), получив их заявления с указанными датами желаемого отдыха. После заполнения формы необходимо передать на подпись начальнику кадрового отдела предприятия, а затем руководителю предприятия, который и является последней инстанцией в утверждении ежегодного графика на предприятии.

Для того чтобы правильно составить график отпусков, применяется форма, образец которой приведен далее.

Кто утверждает расписание

Расписание ежегодных оплачиваемых отпусков должно быть утверждено не позже чем во второй половине декабря предыдущего календарно-рабочего года. Например, утверждение графика отпуска на 2024 год следовало осуществить не позднее середины декабря 2023 года.
Данный вид учета ведется как для госорганизаций, так и для индивидуальных предпринимателей.

Правильно и вовремя утвержденная программа оградит от лишних вопросов со стороны инспекционных организаций. Если в компании игнорируют ведение расписания ежегодных отпусков, а работникам приходится отпрашиваться на отдых, это свидетельствует о нарушении прав сотрудников, так как они не могут спланировать свой отдых заранее. В 2018 году был опубликован список требований Трудового кодекса, которые должны неукоснительно исполняться.

Нужен ли график отпусков? Однозначно да, поскольку он позволяет грамотно организовать рабочее время и заранее спрогнозировать все сопутствующие затраты.