Денежные средства и кассовые операции

Последнее обновление на 12.11.2022

Хотим мы того или нет, но введение даже самых современных систем безналичных расчетов ещё нескоро вытеснит из оборота наличные деньги. А это значит, что обойтись без их учета предприятия не смогут ещё долго.
Поэтому любому кто связан с бухгалтерией просто необходимо знать какими документами оформляются кассовые операции.

Этот порядок приписан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Что такое кассовые операции

Это операции отражающие поступление и расход наличных денег на предприятие. Такими операциями могут быть поступление выручки, получение займа, возврат сумм полученных на хозяйственные расходы, выдача заработной платы, командировочных, пособий, взнос на расчетный счет.

Каждая операция должна подтверждаться первичным кассовым ордерами. Их можно составлять вручную или с применением технических средств.
Все они должны регистрироваться в кассовой книге.

Кто составляет кассовые документы, а кто выдаёт средства

Составление документов – это забота бухгалтера. Им может быть:

• штатный сотрудник,
• привлеченный по договору бухгалтер,
• сам директор предприятия (пп. 4.2 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).

Приёмом и выдачей наличных средств из кассы предприятия занимается кассир. Им может быть только штатный сотрудник предприятия, назначенный руководителем. Назначенный работник должен быть под роспись ознакомлен со своими правами и обязанностями и заключить с предприятием договор о полной материальной ответственности (пп. 4 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Ему передаются карточки, содержащие образцы подписей лиц, подписывающих документы и печать, подтверждающая кассовые операции (пп. 4.1 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
В малом бизнесе обязанности кассира, зачастую выполняются руководителем или главным бухгалтером.
На таких фирмах бухгалтеру приходится быть действительно универсалом. Он должен знать, какими документами оформляются кассовые операции, как оформить приход товара и ещё много чего другого…

Как оформить поступление наличных денег

Прием любой наличности должен подтверждаться приходным кассовым ордером (КО-1) (п. 5 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Это может быть оприходование выручки от реализации товаров, работ или услуг, поступление займов, взносов и т. д.
Принимая деньги кассир должен:

• проверить правильность заполнения,
• наличие подписи бухгалтера или главного бухгалтера (а при их отсутствии – руководителя),
• соответствие принимаемой и указанной в ордере сумм,
• пересчитать принимаемые деньги на глазах у вносителя.

После этого он принимает средства и подписывает ордер. Потом кассир выдает сдавшему деньги лицу квитанцию к приходному ордеру, заверенную печатью предприятия.
На предприятиях розничной торговли и общественного питания выручка приходуется один раз в день, согласно Z-отчету кассового аппарата.

Как выдать наличные

Расход наличных денег производится по расходным ордерам (КО-2) или документам их заменяющим (например, расходным ведомостям (Т-53)) (п. 6 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).

Это могут быть выплата зарплаты, выдача командировочных, займов, оплаты поставщику, выдача денег на хозяйственные нужды и т. д.
Выдача наличных денег должна производиться только лицу, указанному в расходном ордере или в доверенности, при предъявлении документа, подтверждающего личность получающего.

Он должен собственноручно вписать в расходный ордер полученную сумму прописью и цифрами, а также расписаться в нём.
Для выдачи заработной платы или пособий сотрудниками предприятия составляется единый расходный ордер на всю сумму, выданную по платежной ведомости (Т-53). При этом номер ордера фиксируется в платежной ведомости.

Выдавая средства по расходному ордеру, кассир должен:

• проверить правильность заполнения,
• наличие подписи бухгалтера или главного бухгалтера (а при их отсутствии – руководителя),
• пересчитать деньги на глазах у получателя и подписать.

Для чего нужна кассовая книга

Все движения наличных денег должны сразу фиксироваться в кассовой книге, которая прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью предприятия. (пп. 4.1 Указаний БР от 11.03.2014 N 3210-У).
Ежедневно, по окончании рабочего дня, кассир систематизирует приходные и расходные документы и передает их вместе со вторыми экземплярами листов кассовой книги в бухгалтерию. Первый экземпляр листов книги остаётся в кассе.
Это позволяет бухгалтеру отследить, какими документами оформлялись кассовые операции именно в этот день, сколько приходов и расходов прошло через кассу.
Кассовая книга может писаться вручную, под копирку или печататься на компьютере. Ответственность за правильность её ведения и сохранность несёт главбух.

Можно ли исправлять кассовые документы

Никакие приходные и расходные документы, содержащие помарки и исправления не могут быть приняты к учету!
Правилами оформления первичных документов строго запрещается делать в них какие-либо исправления, помарки, зачеркивания и т. д.! Должны быть переписаны или перепечатаны.