Отдать бухгалтерию на аутсоринг или взять штатного бухгалтера, что дешевле и лучше?

Обновлено 31.07.2022

Александр

После регистрации компании возникает вопрос: вести учета самому, где взять бухгалтера или вовсе передать бухгалтерию на аутсорсинг? Наиболее выгодные и удобные варианты зависят от самых различных факторов, которые стоит учесть в самом начале своей работы.

Каждый вариант от самостоятельно вести бухгалтерский учет, или нанять на полный рабочий день бухгалтера или аутсорсинг бухгалтера имеют как плюсы, так и минусы. Но недостатки обычно возникают только в одном случае когда ваши ожидания не соответствуют результату, который вы хотите получить. Чтобы избежать такой ситуации, стоит разобраться в специфике каждого варианта.

Следует сразу отметить, что маленьким фирмам бухгалтерские работы могут быть отданы на аутсорсинг. Что касается средних и крупных компаний, то без одного человека не обойтись. Если малые предприятия имеют в среднем 300 операций в месяц, крупные компании имеют столько же  операций  только в день. Вот почему вам нужен кто-то, кто держит руку на пульсе и решает проблемы здесь и сейчас.

Я сам у себя бухгалтер


Как правило, предприниматели со статусом индивидуальных предпринимателей выбирают такую роль. Вы понимаете, что продажи вашего бизнеса будут низкими, то было бы хорошо использовать свои возможности. Например, единолично вести самому учет своей компании на УСН 6% без сотрудников: информация об уплате налогов и отчетности доступна на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Как правило, у маленьких предприятий есть три способа ведения бухгалтерского учета самостоятельно и без помощи отдельного специалиста:

Воспользуйтесь бухгалтерским сервисом

Такие онлайн-сервисы были разработаны специально для людей, которые не разбираются в бухгалтерском учете. Электронные бухгалтеры готовят отчеты, рассчитывают налоги и помогают с расчетами и другими необходимыми документами. Сейчас их много на рынке, изучите возможности каждого из них, чтобы сделать правильный выбор.

Бухгалтерское сопровождение от банков

Многие банки готовы взять сдачу отчетности в налоговую за вас но при условии что вы откроете у них расчетный счет. И если вы на УСН 6 %, то отчет сдается один раз за прошедший год по приходу согласно вашему расчетному счету. Если вы на иной системе налогообложения + касса и есть сотрудники то тут без бухгалтера не обойтись или передать свою бухгалтерию на аутсорсинг.

Вести расчеты в ручную

Вы конечно можете вести расчеты при помощи калькулятора и Excel. Этот метод подойдет для тех кто хорошо разбирается в расчетах, начислениях налога и не боится ошибиться. В отличие от онлайн-бухгалтерии, которая включает напоминания о сроках и различных типов отчетов, в этом случае вам просто нужно полагаться на память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и делать расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально ожидают больших продаж и планируют нанять много сотрудников. В этом случае лучше обратиться к бухгалтеру, который будет поддерживать развитие в тонкостях бизнеса и курировать законодательные изменения, связанные с налоговыми системами.

Таким предпринимателям все равно, сколько стоит делегирование бухгалтерских функций, главное для них не самостоятельно вести учет. Вы можете удовлетворить эту потребность двумя способами:

  • взять в штат на полный рабочий день
  •  или нанять удаленного бухгалтера;

Как нанимать бухгалтера

Поиск бухгалтера-это примерно то же самое, что и выбор ноутбука. Обычно они сосредотачиваются на нескольких внешних параметрах, не вдаваясь в детали. Если вы действительно не знакомы с внутренними процессами, вы, вероятно, выберете недорогой  для вас вариант. Но такой подход ошибочен.

Некоторые размышляют о параметрах, которые  хотели бы видеть у специалиста. Например, предприниматели могут обратить внимание на возраст человека: средний возраст означает опытный или молодой означает прогрессивный.

Тем не менее, есть список основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от особенностей компании.

  • учет в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • регистрация всех бизнес-операций в бухгалтерской документации;
  • проведение кассовых операций, контроль кассовой дисциплины;
  • расчет и расчет заработной платы, пособий, отпусков, деловых поездок, больничных, вычетов;
  • расчет и оплата страховых взносов;
  • подготовка и представление финансовой отчетности;
  • подготовка и составление налоговых отчетов, а также отчетов о взносах сотрудников и страховых взносов, выплачиваемых фондам;
  • предоставление полной информации о финансовом положении компании, результатах и движении денежных средств;
  • выбор учетной политики компании, формы бухгалтерского учета, технологии обработки данных,
  • выбор программ и услуг бухгалтерского учета;
  • учет персонала, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также расчеты с контрагентами.


Иногда компаниям легче нанять удаленного сотрудника. Но есть одна трудность в выборе специалиста, особенно если цены на ту же услугу разнятся. Если несколько бухгалтеров на рынке предлагают бухгалтерский учет по разным ценам,  то важно уточнить, что именно входит в услугу в каждом отдельном случае.

О чем необходимо договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Важно обсудить, что он будет делать, какие операции проводить. В случае каких-либо проблем он обратится в налоговую инспекцию? Будет ли он отвечать за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который поможет только с консультацией?

Ошибки предпринимателей № 1

Часто предприниматели не обсуждают объем услуг, которые они потребуют от бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, в котором излагаются обязанности исполнителя и клиента. Для этого достаточно даже воспользоваться шаблоном договора на бухгалтерские услуги. Даже переписка будет иметь юридическое значение в случае проблем.

О порядке учета

Спросите бухгалтера, где хранятся записи? Будете ли вы иметь доступ к системе учетных записей? Будет ли  передавать базу данных клиенту или оставит ее для себя?

Ошибки предпринимателей № 2

Делегируя бухгалтерию, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как это делается, какие отчеты представляют в контролирующие органы. Еще реже задумываются о том, что произойдет в случае расторжения договора с бухгалтером, каковы будут дальнейшие действия.

Информация о программах учета

С какой программой или сервисом будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Каков будет документооборот?

Ошибки предпринимателей № 3

Предприниматель не может сразу понять, что для управления удаленным бухгалтером он должен иметь доступ к бухгалтерской программе или сервису с которой работает исполнитель. Кроме того, он может забыть заранее обсудить удобный формат передачи основных документов проще всего это сделать через бухгалтерский сервис с электронным управлением документами.

Приличный бухгалтер всегда предупреждает вас на начальном этапе сотрудничества, что делать и как это делать правильно с точки зрения закона. Предприниматель должен доверять своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы хотите рассчитать зарплату, бухгалтер должен объяснить, что сначала вы должны составить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он рассчитает, сколько будет потрачено на страховые взносы и в какое время они должны быть выплачены. Наконец, он предупреждает об ответственности за задержки в оплате труда.


Есть поговорка: хороший бухгалтер дорог, а плохой бухгалтер еще дороже. Это просто означает, что при выборе специалиста вам нужно сосредоточиться не только на цене. Опытный бухгалтер может стоить вам дороже, но вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития компании  стоит обратиться в аутсорсинговую компанию, предоставляющую бухгалтерские услуги. Поскольку малый бизнес имеет небольшой доход ему аутсорс будет выгоднее, чем взять в штат сотрудника со всем социальным пакетом. Удаленный бухгалтер предоставленный аутсорсинговой компанией может приходить к вам  раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно сидеть у вас в офисе или на производстве каждый день с утра до вечера, весь процесс происходит удаленно.

Однако стоит сразу учитывать особенности бухгалтерского аутсорсинга:

  • Вы покупаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть выставление товара транспортной накладной, отправить в банк платежное поручение и т. д.
  • Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают список обязательств, которые они выполняют по контракту. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
  • Чаще всего работа выполняется таким образом, что клиент сам предоставляет всю информацию: бухгалтер не звонит контрагентам и не запрашивает у них документы, обращается к директору и требует от него основные документы. Директор должен предоставить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании была возможность вести учет. Если директор хочет, чтобы аутсорсинговая компания выполняла за него работу, ему вероятно придется заплатить дополнительные деньги.
  • Аутсорсинговые компании несут ответственность за все свои контрактные ошибки, что является  преимуществом в сравнение  с бухгалтером в штате работающий по трудовому договору, на которого довольно сложно будет наложить штрафы. Кроме того, если сотрудник совершивший ошибку  внезапно увольняется то предприниматель должен справиться со всеми  проблемами — искать другого бухгалтера, вникать в тонкости бухгалтерского учета пока подберет нужную кандидатуру.
  • Как правило аутсорсинговые компании требуют определенного уровня ответственности от своих сотрудников. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае, внимательно прочитайте договор об обслуживании, который вы заключаете с компанией, чтобы получить оговорки об ответственности бухгалтера, и секретности информации.
  • Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничные и все что требуется по закону штатному персоналу.


В январе 2018 года Росфинмониторинг опубликовал информационное сообщение»о необходимости подключения лиц, работающих в бухгалтерии, к своему личному офису на официальном сайте Федеральной службы по финансовому мониторингу».

В документе ведомство напоминает, что положения Федерального закона № 115-ФЗ от 07.08.2001 обязывают информировать соответствующие органы о подозрительных операциях своих клиентов. Информация должна быть предоставлена после регистрации личного аккаунта на сайте Росфинмониторинга.

Поэтому Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые компании отслеживать всех клиентов, к чьим данным они имеют доступ. Если вы подозреваете, что ваш клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмыванию доходов, вы должны сообщить об этом в Росфинмониторинг без уведомления клиента.

Информационное сообщение вызвало большой переполох. Оказалось, что не все аутсорсинговые компании довольны этим нововведением. По большей части они  отказываются сотрудничать с компаниями по отмыванию денег, потому что они беспокоятся о своей репутации.

В отличие от аутсорсинговой компании, бухгалтер не обязан регистрировать и предоставлять информацию на сайте Росфинмониторинга.

Аутсорсинговая компания обычно намного дешевле, чем нанять  в штат сотрудника. Но бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой компании, полностью ваш человек, который может быть загружен дополнительными функциями.

Крупные организации иногда объединяют два формата: полный рабочий день штатного бухгалтера + аутсорсинг бухгалтерского учета. Вам нужен профессионал, способный оценить финансово хозяйственную деятельность предприятия  для этого аутсорсинг с функций главного бухгалтера. Механические операции (прием документов, ввод этих документов в систему и т.) выполняются бухгалтером, а главный бухгалтер занимается консолидацией и проверкой информации в рамках аутсорсинга.

Такой подход позволяет компании экономить деньги. Главный бухгалтер получает хорошую зарплату, а аутсорсиру платят около 15 000 рублей в месяц за аутсорсинговые услуги. Если бы компания наняла человека на эту должность, стоимость была бы намного выше. В конечном счете, передавая  эту важную часть работы, компания получает не только главного бухгалтера, но и юридическую ответственность за свою работу.

Обсуждение закрыто.